AI-koosolekumärkmed Eestis: ekraanihoiatusest üksi ei piisa

AI-koosolekumärkmete ja automaatse transkriptsiooni kasutamiseks peab Eesti organisatsioon enne koosolekut määrama andmetöötluse eesmärgi ja õigusliku aluse, teavitama osalejaid ning otsustama, kes väljundit näeb ja millal see kustutatakse. Andmekaitse Inspektsiooni selgituse järgi ei nõua tehisaru kasutamine iseenesest nõusolekut: sobiv õiguslik alus sõltub töötlemise eesmärgist ja olukorrast.

Ekraanil kuvatav hoiatus annab märku funktsiooni kasutamisest, kuid ei selgita organisatsiooni eesmärki, säilitusaega ega kõiki hilisema ligipääsuotsuseid. Google Meeti transkriptsioonijuhend kirjeldab automaatse käivitamise korral liitujale kuvatavat hoiatust, korraldaja Drive’i salvestatavat faili ja kalendrisündmuse manust, mille saavad tavaliselt avada kõik korraldaja organisatsioonist kutsutud; juhendi toetatud keelte loendis eesti keelt ei ole. See on konkreetse teenuse näide: kasutatav tööriist ja selle jagamisseaded tuleb üle vaadata enne, kui koosolekul kõne talletatakse.

Enne koosolekut: määra vajadus ja töötlemise alus

Alusta väljundist, mida tööks tegelikult vaja on. Sõnasõnaline transkriptsioon, AI koostatud märkmed ja kinnitatud protokoll sisaldavad erinevas mahus teavet ning neid ei pea säilitama sama kaua. Kui eesmärk on panna kirja otsused ja vastutajad, hinda, kas kogu vestluse talletamine on selleks vajalik.

Andmekaitse Inspektsiooni tehisaru kasutuselevõtu juhis suunab enne lahenduse rakendamist kontrollima muu hulgas õiguslikku alust, andmete minimaalsust, säilitamist, ligipääsu, teenusepakkuja rolli ja võimalikku kasutamist mudeli treenimiseks. Pane iga koosolekuliigi kohta kirja järgmised otsused:

• Eesmärk ja õiguslik alus. Sõnasta, milleks transkriptsiooni või AI-märkmeid kasutatakse, ning vali selle töötlemise jaoks sobiv alus. Kutse vastuvõtmine või osaleja vaikimine ei ole iseenesest nõusolek.
• Andmemaht. Otsusta eraldi, kas vajad kõneteksti, helisalvestist ja AI-kokkuvõtet. Transkriptsiooni kasutamine ei tähenda, et heli tuleks samuti salvestada.
• Teenuse tingimused. Selgita välja, kus andmeid hoitakse, kas teenusepakkuja pääseb neile ligi, kas andmeid kasutatakse mudeli arendamiseks ning kuidas on poolte rollid lepingus määratud.
• Ligipääs ja säilitamine. Määra toorfaili ja kinnitatud kokkuvõtte lugejad ning kummagi kustutamise aeg. Arvesta kalendrisündmuse, jagatud kausta ja automaatselt saadetavate linkidega.
• Tundlikud teemad. Määra koosolekud või aruteluosad, kus automaatset talletamist ei kasutata, näiteks terviseandmeid või delikaatseid personaliküsimusi käsitlevad vestlused.

Alus peab sobima tegeliku eesmärgiga, mitte tööriista pakutava nupuga. Kui algselt protokolli koostamiseks tehtud transkriptsiooni tahetakse hiljem kasutada näiteks töötaja tegevuse hindamiseks, tuleb selle uue kasutuse eesmärk ja lubatavus eraldi läbi mõelda. Terviseandmete ja muude eriliiki isikuandmete töötlemisel kehtivad rangemad nõuded.

Teavita osalejaid enne, kui kõne talletatakse

Lisa teave kutsesse või saada see muul viisil enne koosolekut. Osaleja peab mõistma, kas talletatakse kõnetekst, heli või mõlemad, milleks kasutatakse AI-märkmeid, kes pääseb väljundile ligi ja millal andmed kustutatakse. Lühike teade võib suunata põhjalikumate andmekaitsetingimuste juurde, kuid selle sisu peab vastama tegelikele seadetele.

Privaatsusteate näidis, mis tuleb oma otsustega täita: „[Organisatsioon] kasutab sellel koosolekul [tööriista], et koostada [täpne eesmärk]. Töötlemise õiguslik alus on [valitud alus]. Talletame [kõneteksti / heli / AI-kokkuvõtte]. Toorfailile pääsevad ligi [rollid] ja kinnitatud kokkuvõttele [rollid]. Toorfail kustutatakse [tähtaeg või sündmus] ning kokkuvõtet säilitatakse [tähtaeg või sündmus]. Küsimuste ja andmekaitseõiguste kasutamise kontakt on [kontakt]; täielikud andmekaitsetingimused on [link].“

Kui tööriista vaikejagamine annab failile teates lubatust laiema ligipääsu, muuda õigusi enne funktsiooni kasutamist. Arvesta ka inimestega, kes on kalendrisse kutsutud, kuid koosolekul ei räägi: nende võimalus hiljem faili avada võib erineda koosolekul viibinute ringist.

Koosoleku ajal: hoia tundlik jutt transkriptsioonist väljas

Korraldaja saab alguses lühidalt meenutada, mis talletatakse ja kust leiab täpsema teabe. Hiljem liitujal peab samuti olema võimalus sellest aru saada. Ekraanihoiatus on kasulik lisamärguanne, kuid organisatsiooni enda teade peab selgitama ka väljundi kasutamist pärast kohtumist.

Kui arutelu liigub ette planeerimata tundlikule teemale, lõpeta transkribeerimine enne selle jätkumist. Tinglik näide: tavapärase projektiülevaate käigus tõstatatakse ühe töötaja tervisemure. See osa tuleks arutada automaatse talletamiseta; kui tundlik teave on juba faili jõudnud, piira ligipääsu ja eemalda põhjendamatu osa enne märkmete jagamist.

Määra inimene, kes vaatab AI koostatud märkmed üle enne nende kasutamist. Eriti vajavad kontrolli nimed, ülesanded, tähtajad ja laused, mida võidakse hiljem pidada kokkuleppeks. Automaatselt loodud tekstist saab kinnitatud protokoll alles organisatsiooni määratud kontrolli järel.

Pärast koosolekut: erista lugejad ja kustutamisajad

Hoia lahus toortranskriptsioon, parandatud märkmed ja kinnitatud kokkuvõte. Toorfail võib sisaldada kõrvalepõikeid või isiklikke üksikasju, mida otsuste täitmiseks vaja ei ole. Jaga ülesannete täitjatele võimaluse korral ainult nende tööks vajalikku kinnitatud teavet.

• Korraldaja või protokollija kontrollib toorteksti, parandab vead ja otsustab, mis jõuab kinnitatud kokkuvõttesse.
• Otsuste täitjad saavad vajaliku lõppversiooni, mitte automaatselt kogu vestluse teksti.
• Tehniline haldaja haldab õigusi ja kustutamist antud volituste piires; tehniline ligipääs ei anna põhjust kasutada sisu muul eesmärgil.

Seo toorfaili kustutamine selge sündmusega, näiteks protokolli kontrollimise ja kinnitamisega, kui pikemaks säilitamiseks puudub põhjendatud vajadus. Kinnitatud kokkuvõtte säilitamisaeg võib olla teine ning peab sobima selle eesmärgi ja organisatsiooni asjaajamiskorraga. Kustutamisotsuse tegemisel arvesta ka jagatud koopiate, kalendrisündmuse manuse ja teenuses säilinud versioonidega selles ulatuses, mida organisatsioon saab hallata.

Enne jagamist kontrolli faili ligipääsu määratud rollide kaupa: kutse saajate ring ja faili lugejate ring ei pruugi kattuda soovitud piiridega. Kui tööriista õigusi ei saa lubatud ulatuseni kitsendada, vali piiratum jagamisviis või jäta selle koosoleku transkribeerimine ära.