Un CV con columnas puede fallar al ATS: cómo corregirlo

Para preparar un CV legible por un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), usa una sola columna y mantén juntos el cargo, la empresa, las fechas y las funciones de cada empleo. La guía de la Municipalidad de Escazú recomienda evitar tablas, columnas, imágenes, iconos, encabezados y pies de página; también indica que el documento no supere dos páginas y se entregue en DOCX o PDF con texto editable, sin imágenes escaneadas.

Después, incorpora términos de la vacante solo cuando describan experiencia que puedas acreditar. Un diseño llamativo puede separar datos que deberían leerse juntos; una estructura sencilla ayuda a conservar su orden y permite que quien selecciona entienda tu trayectoria. Antes de enviarlo, comprueba el texto del archivo final, no solo su apariencia.

Ordena el contenido antes de ajustar el diseño

Un currículum elimina la separación entre columnas para mantener juntos cargos y fechas.

Coloca primero el nombre y los datos de contacto. A continuación pueden ir un perfil breve, la experiencia laboral, la formación y las competencias pertinentes. Para candidaturas en España, la guía de emprego.com recomienda el orden cronológico inverso y apartados explícitos como «Experiencia laboral» y «Formación académica». Así se identifica pronto el trabajo reciente y se puede relacionar cada habilidad con el puesto donde se utilizó.

Escribe cada empleo como una unidad: cargo real, organización, localidad, periodo y, debajo, funciones o resultados relevantes. Si las fechas están en una barra lateral y las tareas en otra columna, el texto extraído puede perder esa relación. Reescribe la entrada en una secuencia continua, incluso si la versión original se ve ordenada en pantalla.

Usa una tipografía habitual y legible, como Arial o Calibri. El espacio entre apartados y una negrita moderada bastan para distinguir secciones y cargos. Escribe con palabras cualquier dato necesario para evaluar la candidatura: una certificación, por ejemplo, debe aparecer como texto y no depender de un icono o una barra gráfica.

El orden inverso no obliga a describir todos los empleos con el mismo detalle. Puedes dedicar más espacio a las funciones relacionadas con la oferta y resumir puestos anteriores, conservando siempre el cargo, la organización y el periodo. La persona que lea el CV podrá seguir la trayectoria sin reconstruirla a partir de piezas dispersas.

Adapta las palabras clave sin atribuirte experiencia ajena

Identifica en la oferta el nombre del puesto, las tareas, las herramientas y las certificaciones solicitadas. Después, busca dónde encajan en tu trayectoria: una herramienta junto al empleo en que la utilizaste, una certificación en formación y una especialidad demostrable en el perfil. Esa ubicación aporta contexto tanto al texto que extrae el sistema como a la lectura humana.

Ejemplo hipotético: si una vacante pide «Excel avanzado» y tú registraste pedidos en hojas de cálculo, puedes escribir «registro de pedidos en Excel» dentro del puesto correspondiente, siempre que describa lo que hiciste. No conviertas esa tarea en «Excel avanzado» para repetir literalmente el requisito. También puedes mencionar en el perfil el puesto al que aspiras, pero conserva el nombre verdadero de los cargos que ocupaste.

Cuando la oferta usa una denominación distinta para una tarea que sí realizaste, incorpora ese término en una descripción fiel. Por ejemplo, si coordinabas entregas y la vacante habla de «seguimiento de pedidos», puedes explicar esa actividad con las palabras de la oferta si ambas describen el mismo trabajo. Una lista aislada de términos aporta menos que una frase que muestra cómo los aplicaste.

Deja fuera las herramientas que no hayas utilizado y los certificados que no poseas. Adaptar el vocabulario permite que una experiencia pertinente resulte reconocible; no cambia el alcance de esa experiencia. Revisa además las siglas poco conocidas: escribir el nombre completo la primera vez ayuda a entender la competencia sin depender de una abreviatura.

Una plantilla textual para organizar las páginas

Esta plantilla muestra el orden de los datos, no obliga a llenar todos los apartados ni a ocupar ambas páginas. Sustituye las indicaciones entre corchetes por información verificable y elimina los campos que no ayuden a valorar tu candidatura. Si toda la experiencia relevante cabe en la primera página con buena legibilidad, termina ahí.

Página inicial

Nombre y apellidos. [Teléfono] · [Correo profesional] · [Ciudad y país]. Añade un enlace profesional si muestra trabajo pertinente para la vacante.
Perfil profesional. [Profesión o especialidad] con experiencia en [ámbito demostrable]. [Capacidad relacionada con la vacante y contexto en que la aplicaste].
Experiencia laboral. [Cargo real] · [Organización] · [Ciudad] · [Mes y año de inicio – mes y año de fin, o actualidad]. [Función relacionada con la oferta]. [Resultado concreto, si puedes acreditarlo].
Experiencia anterior. Repite el mismo bloque para cada puesto, del más reciente al más antiguo. Resume las funciones menos pertinentes sin separar las fechas del cargo.

Continuación, si hace falta

Formación académica. [Título] · [Centro] · [Año de finalización o situación actual]. Presenta primero lo más reciente.
Certificaciones y cursos relevantes. [Nombre exacto] · [Entidad] · [Año]. Incluye los que acrediten un requisito o una competencia útil para el puesto.
Competencias. [Herramienta o técnica] · [Uso concreto o nivel que puedas justificar]. Sustituye las escalas dibujadas por una descripción comprensible.
Idiomas y otros requisitos. [Idioma y nivel que puedas sostener] · [Disponibilidad o permiso requerido, si la oferta lo pide].

La segunda página puede empezar con formación o competencias si la experiencia ya quedó completa en la primera. Si un empleo continúa tras el salto, repite o acerca los datos necesarios para identificarlo: una función desligada de su cargo y sus fechas pierde contexto. Mantén las secciones en el mismo orden de lectura de arriba abajo.

Comprueba el archivo que realmente vas a enviar

La versión con texto extraíble de un CV se distingue de una copia escaneada que permanece como imagen.

Respeta el formato solicitado en la oferta. Si permite elegir, conserva una versión DOCX y exporta un PDF con texto seleccionable; un escaneo guarda la página como imagen. La prueba de Utah Valley University propone copiar todo el texto del PDF y pegarlo en un documento vacío para detectar contenido ausente, símbolos extraños y cambios en el orden de lectura.

Abre el archivo final, selecciona todo el texto y pégalo en un documento vacío.
Lee el resultado de arriba abajo. Comprueba que contacto, cargos, empresas, fechas y funciones aparezcan completos y asociados al empleo correcto.
Busca caracteres extraños, palabras unidas, frases partidas o apartados fuera de lugar. Si los encuentras, corrige el documento original y vuelve a exportarlo.
Si cargas el CV en un portal que completa campos automáticamente, revisa esos campos y corrige los datos mal asignados antes de enviar la candidatura.

Esta prueba revela problemas visibles de extracción, aunque no permite garantizar cómo interpretará el archivo cada ATS. También conviene abrir el PDF para comprobar su lectura como documento: el texto debe conservar una jerarquía clara y cada puesto debe poder entenderse sin buscar sus fechas en otra zona de la página.