Tu primer empleado no puede empezar mañana: el alta debe llegar antes
Para incorporar al primer empleado en España, la empresa debe inscribirse como empleadora y presentar el alta del trabajador antes de que comience la relación laboral. El procedimiento oficial de alta de empleados permite solicitarla con hasta 60 días de antelación, pero nunca después del inicio.
Eso no impide contratar hoy para empezar mañana si la inscripción empresarial está resuelta y el alta se presenta antes de comenzar el trabajo. Lo que no basta es firmar el contrato y posponer el alta: la comunicación contractual al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) es un trámite posterior y tiene su propio plazo de diez días.
Dos plazos distintos ordenan la primera contratación
La cronología no se cuenta desde una única fecha. El límite del alta depende del comienzo efectivo de la relación laboral, mientras que el plazo para comunicar el contrato se calcula desde su concertación. Si firma e inicio no coinciden, tampoco coincidirán esos dos relojes.
- Hasta 60 días antes del inicio: puede solicitarse el alta si ya se dispone de la información necesaria.
- Antes de la incorporación: la empresa que contrata por primera vez debe estar inscrita y el alta de la persona trabajadora debe haberse presentado.
- Al concertar el contrato: deben quedar definidas la modalidad, la jornada, la retribución, las funciones, el convenio aplicable y la fecha de inicio. El documento escrito es obligatorio en determinados contratos.
- Durante los diez días siguientes a la concertación: debe comunicarse al servicio público de empleo el contenido del contrato y de sus prórrogas.
Una firma anticipada no adelanta por sí sola el alta, y los diez días concedidos para comunicar el contrato no amplían el plazo de Seguridad Social. Para autorizar el primer turno importa comprobar que el trámite previo ya se ha presentado.
Antes del alta individual: inscribir a la empresa
Quien vaya a contratar trabajadores por primera vez debe solicitar su inscripción ante la Tesorería General de la Seguridad Social antes del inicio de la actividad como empleador. La información de inscripción del empresario precisa que la TGSS asigna un número de identificación considerado Código de Cuenta de Cotización principal y que, con carácter general, se utiliza el modelo TA.6.
También debe solicitarse un Código de Cuenta de Cotización en cada provincia y para cada régimen en que se realice la actividad. Esta inscripción no sustituye el alta del empleado: crea la identificación empresarial bajo la que se comunicarán las incorporaciones y se gestionará la cotización.
Antes de preparar el expediente conviene delimitar correctamente la relación. Si la persona prestará servicios retribuidos dentro de la organización y bajo la dirección de la empresa, tratarla como profesional independiente puede ocultar una relación laboral encubierta. La clasificación debe resolverse antes de elegir el trámite y el contrato.
Contrato: qué debe quedar por escrito
El contrato de trabajo puede celebrarse por escrito o verbalmente, pero la forma escrita es obligatoria cuando lo exige la modalidad. Entre los supuestos enumerados por el SEPE están los contratos a tiempo parcial, fijos discontinuos, de relevo, a distancia y los temporales de duración superior a cuatro semanas.
Las reglas del SEPE sobre los contratos indican además que el contrato se presume indefinido y a jornada completa salvo que se establezca válidamente lo contrario, que la temporalidad debe concretar su causa y que cualquier periodo de prueba pactado debe figurar por escrito. Si una relación dura más de cuatro semanas, el empleador debe informar por escrito de sus elementos esenciales y condiciones principales cuando no consten ya en el contrato escrito.
Antes de la firma deben estar identificadas las partes y definidas, como mínimo, las condiciones necesarias para ejecutar la relación: puesto y funciones, centro o lugar de trabajo, fecha de inicio, jornada, salario, modalidad contractual y convenio aplicable. La documentación laboral y el alta cumplen funciones distintas; un contrato completo no subsana una incorporación iniciada sin alta previa.
Antes de trabajar: NUSS y alta en Seguridad Social
La persona contratada necesita un Número de la Seguridad Social (NUSS). Si todavía no lo tiene, puede solicitarlo ella misma por los canales de la Tesorería o debe hacerlo la empresa mediante el Sistema RED; después, el empleador tramita el alta en el régimen correspondiente.
La solicitud identifica a la empresa y al trabajador e incorpora datos de la actividad, incluida su fecha de inicio. Esa fecha debe coincidir con el comienzo real previsto: permitir que la persona empiece a prestar servicios y presentar el trámite después no convierte el alta en previa.
La comprobación operativa debe producirse antes del primer minuto de trabajo. No basta con que el expediente esté preparado o enviado a una asesoría; la empresa debe asegurarse de que la solicitud de alta se ha presentado antes de que empiece la relación laboral.
Después de concertar el contrato: comunicación y copia básica
Desde la concertación del contrato comienza el plazo de diez días para comunicar al servicio público de empleo su contenido y el de sus prórrogas, tanto si debían formalizarse por escrito como si podían celebrarse verbalmente. Esta obligación suele gestionarse electrónicamente y no modifica la fecha en que debía haberse presentado el alta.
Los contratos formalizados por escrito generan, con la excepción prevista para las relaciones especiales de alta dirección, una copia básica para la representación legal de los trabajadores. Debe entregarse dentro del mismo plazo de diez días y excluir datos como el DNI, el domicilio, el estado civil y cualquier otro que afecte a la intimidad personal. Después se remite al servicio público de empleo; si no existe representación legal, la copia básica también debe formalizarse y enviarse.
La secuencia queda así: primero se crea la posición administrativa de la empresa como empleadora, después se presenta el alta antes del inicio y, una vez concertado el contrato, se controla su comunicación dentro de los diez días siguientes. Un contrato firmado permite documentar la incorporación, pero no autoriza por sí solo a comenzar a trabajar.
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