Google Calendar কাজের অবস্থান দেখায়—free/busy অনুমতিতেও তা দৃশ্যমান

Google Calendar-এ কাউকে শুধু free/busy দেখার অনুমতি দিলেও তিনি আপনার কাজের অবস্থান জানতে পারেন। Google Calendar-এর কাজের অবস্থান নির্দেশনায় এই দৃশ্যমানতার কথা বলা আছে। ফলে ইভেন্টের বিবরণ আড়াল থাকলেও ক্যালেন্ডারে দেওয়া Home, Office বা অন্য কাজের স্থান সহকর্মীর কাছে প্রকাশ পেতে পারে।

কাজের সময় চালু করতে কম্পিউটারের ব্রাউজারে Google Calendar খুলতে হবে। কাজের অবস্থান দেওয়ার জন্য যোগ্য Google Workspace সংস্করণ এবং প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে সুবিধাটি চালু থাকা প্রয়োজন। যোগ্য অ্যাকাউন্টে কম্পিউটার ও Android—দুই জায়গা থেকেই দিনের পুরোটা বা অংশবিশেষের অবস্থান দেওয়া যায়। অবস্থান সংরক্ষণের আগে কারা ক্যালেন্ডার দেখতে পান, সেটিই প্রথমে পরীক্ষা করুন।

অবস্থান দেওয়ার আগে শেয়ারিং যাচাই করুন

কম্পিউটারে Google Calendar-এর বাম পাশের My calendars থেকে নিজের ক্যালেন্ডারের পাশে তিন বিন্দুর মেনু খুলুন। Settings and sharing-এ গিয়ে Shared with অংশে কোন ব্যক্তি বা গোষ্ঠী অ্যাক্সেস পেয়েছেন, তা দেখুন। Google-এর ক্যালেন্ডার ভাগ করার নির্দেশনায় নির্দিষ্ট ব্যক্তির পাশাপাশি প্রতিষ্ঠানের সবাই বা জনসাধারণের জন্য দেওয়া অনুমতি দেখার পথও রয়েছে। তাই Access permissions for events অংশে Make available for your organization বা Make available to public চালু আছে কি না এবং তার অনুমতির স্তর কী, পরীক্ষা করুন।

See only free/busy (hide details) অনুমতিতে সাধারণ ইভেন্টের নাম ও বিবরণ দেখা যায় না। কিন্তু কাজের অবস্থানের তথ্যের জন্য সেই অনুমতিকে গোপনীয়তার নিশ্চয়তা ভাবলে ভুল হবে। ধরুন, সহকর্মী আপনার বৈঠকের বিষয় দেখতে পাচ্ছেন না; তবু নির্দিষ্ট সময়ে আপনি বাড়ি থেকে নাকি অফিস থেকে কাজ করছেন, তা জানতে পারেন। দিনভিত্তিক অবস্থান দিলে সেই দিনের তথ্য, আর আংশিক দিনের অবস্থান দিলে সংশ্লিষ্ট সময়ের তথ্য প্রকাশের কথা মাথায় রাখুন।

যাঁদের অবস্থান জানার প্রয়োজন নেই, তাঁদের ব্যক্তিগত অ্যাক্সেস সরানো বা প্রতিষ্ঠানজুড়ে দেওয়া অনুমতি বদলানো সম্ভব কি না দেখুন। প্রতিষ্ঠানের শেয়ারিং নীতির কারণে কোনো বিকল্প বদলানো না গেলে প্রশাসকের সঙ্গে কথা বলুন। ঠিকানা প্রকাশ করতে না চাইলে উপলব্ধ বিকল্পগুলোর মধ্যে Home বা Office-এর মতো অপেক্ষাকৃত সাধারণ অবস্থান বেছে নেওয়াও একটি সিদ্ধান্ত; তবে Home নির্বাচন করলেও বাড়ি থেকে কাজ করার তথ্যটি দৃশ্যমান হতে পারে।

কোন অ্যাকাউন্টে কাজের অবস্থান পাওয়া যায়

কাজের অবস্থানের জন্য ব্যক্তিগত Google অ্যাকাউন্ট যোগ্য সংস্করণের তালিকায় নেই। Google Workspace-এর তালিকায় Business Standard ও Business Plus; Enterprise Starter, Standard ও Plus; Education Fundamentals, Standard ও Plus; এবং Nonprofits রয়েছে। Business Starter সেখানে নেই। কাজ বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্টে Calendar খুলেছেন বলেই সুবিধাটি পাওয়া যাবে, এমন নয়—প্রতিষ্ঠানের সংস্করণটিও যোগ্য হতে হবে।

যোগ্য সংস্করণ থাকলেও প্রশাসক কাজের অবস্থান বন্ধ রাখতে পারেন। আবার মূল বিকল্পটি দেখা গেলেও নির্দিষ্ট ভবন, শহর বা রাস্তার ঠিকানা যোগ করা এবং অবস্থান অনুযায়ী সময় অঞ্চল স্বয়ংক্রিয়ভাবে বদলানোর সুবিধা প্রতিষ্ঠানের তথ্য ও অবস্থানসংক্রান্ত বিধিনিষেধের কারণে সীমিত হতে পারে। তাই Working location একেবারেই অনুপস্থিত থাকা আর Other locations-এ কাঙ্ক্ষিত ঠিকানা না পাওয়া একই সমস্যা নয়। কোনটি ঘটছে, সেটি প্রশাসককে জানালে প্রাসঙ্গিক সেটিং যাচাই করা সহজ হয়।

কম্পিউটারে কাজের সময় ও অবস্থান নির্ধারণ করুন

প্রথমে Google Calendar-এর ওপরের Settings মেনু থেকে Settings খুলুন। General-এর অধীনে Working hours-এ গিয়ে Enable working hours চালু করে কাজের দিন এবং প্রতিদিনের শুরু ও শেষের সময় দিন। প্রশাসক কাজের অবস্থান চালু করে থাকলে মেনুর নাম Working hours & location হতে পারে। এক দিনে কাজের একাধিক পর্ব থাকলে Add দিয়ে সেগুলো আলাদা করা যায়। কাজের সময়ের এই সেটিং নিয়মিত সাপ্তাহিক সূচি হিসেবে চলে; কোনো একটি দিনের স্থান পরিবর্তন বোঝাতে সাপ্তাহিক সময়সূচি বদলানোর প্রয়োজন নেই।

নিয়মিত অবস্থান দিতে Settings-এর Working hours & location অংশে কাজের দিনের পাশে অবস্থান বেছে নিন। Home ও Office ছাড়াও Other locations-এ নির্দিষ্ট ভবন, শহর বা ঠিকানা খোঁজার সুযোগ থাকতে পারে। একই দিনে আলাদা জায়গা থেকে কাজ করলে ক্যালেন্ডারের ফাঁকা সময়ে ক্লিক করে Working location নির্বাচন করুন, প্রযোজ্য তারিখ ও সময় নির্ধারণ করুন, অবস্থান বেছে Save চাপুন। এভাবে পুরো দিনের বদলে কেবল সংশ্লিষ্ট সময়পর্বের কাজের জায়গা দেখানো যায়।

কোনো নির্দিষ্ট দিনের আগের অবস্থান বদলাতে ক্যালেন্ডারের ওপরের অবস্থান চিহ্নে ক্লিক করে Edit working location খুলুন। অবস্থান পাল্টে Save করার পর পরিবর্তনটি শুধু ওই দিনের জন্য, নাকি পুনরাবৃত্ত সূচির জন্য, তা বেছে নেওয়া যায়। দিনের অংশবিশেষের অবস্থানও পরে অন্য সময় বা তারিখে সরানো সম্ভব। যেমন, সকালে বাড়ি থেকে এবং বিকেলে অফিসে কাজ করলে অফিসের সময়টুকুর জন্য আলাদা অবস্থান দিলে ক্যালেন্ডারের তথ্য পরিকল্পনার সঙ্গে মেলে।

Android-এ দিনের অংশবিশেষের অবস্থান দিন

Android অ্যাপে অবস্থান দিতে Create থেকে Working location খুলুন, তারিখ বেছে Home বা Office নির্বাচন করে Save চাপুন। অন্য স্থান যোগ করার সুযোগ থাকলে সেটিও বেছে নেওয়া যায়। Google Calendar-এর Android নির্দেশনায় দিনের অংশবিশেষের জন্যও অবস্থান নির্ধারণের ধাপ দেওয়া আছে। নিয়মিত কাজের সময় প্রথমে কম্পিউটারের ব্রাউজারে চালু করুন; Android অ্যাপের অবস্থান যোগ করার ধাপটি সেই সাপ্তাহিক সময়সূচি তৈরির বিকল্প নয়।

শুধু দিনের একটি অংশের অবস্থান দিতে Create → Working location খুলে All day বন্ধ করুন। শুরু ও শেষের সময় ঠিক করে স্থান নির্বাচন করুন, তারপর Save চাপুন। একই ব্যবস্থা নিয়মিত প্রয়োজন হলে Does not repeat থেকে পুনরাবৃত্তির সময়সূচি বেছে নিতে পারেন। সংরক্ষিত আংশিক দিনের অবস্থান চেপে ধরে অন্য তারিখ বা সময়ে সরানোর সুযোগও আছে। স্থান বদলালে পুরোনো এন্ট্রি রেখে নতুনটি যোগ করার আগে ক্যালেন্ডারে কোন সময়ের জন্য কোন অবস্থান দেখাচ্ছে, তা মিলিয়ে নিন।

Working location আর Out of office আলাদা অবস্থা। বাড়ি থেকে কাজ করার দিনে আপনি বৈঠকের জন্য উপলব্ধ থাকলে অবস্থান হিসেবে Home দিন। Out of office দিলে Calendar ওই সময়ের বৈঠক স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রত্যাখ্যান করতে পারে; সেই এন্ট্রিতে প্রত্যাখ্যানের সেটিং বদলানোর ব্যবস্থাও রয়েছে। ফলে শুধু কাজের জায়গা বদলানোর তথ্য দিতে অনুপস্থিতির বিকল্প ব্যবহার করলে সহকর্মীর বৈঠক নির্ধারণের অভিজ্ঞতাও বদলে যেতে পারে।

Working location না দেখালে কী পরীক্ষা করবেন

প্রথমে Calendar-এ কোন অ্যাকাউন্ট খোলা আছে দেখুন। ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট খোলা থাকলে যোগ্য কাজ বা শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যাকাউন্টে যান। তারপর প্রতিষ্ঠানের Google Workspace সংস্করণ যোগ্য তালিকায় পড়ে কি না যাচাই করুন। সংস্করণ যোগ্য হলে কম্পিউটারে Working hours চালু আছে কি না দেখুন এবং Settings ও Create মেনুতে আবার Working location খুঁজুন। এই ধাপগুলো পেরিয়েও বিকল্প না থাকলে প্রশাসককে প্রতিষ্ঠানের Calendar সেটিংয়ে সুবিধাটি চালু আছে কি না পরীক্ষা করতে বলুন।

প্রশাসক সুবিধাটি বন্ধ রাখলে ব্যবহারকারী নিজের অ্যাপ থেকে তা চালু করতে পারবেন না। প্রশাসকের কাছে অ্যাকাউন্টের সংস্করণ, কাজের সময় চালু থাকার অবস্থা এবং কোন মেনুতে বিকল্পটি অনুপস্থিত—এই তথ্য দিলে সমস্যাটি নির্দিষ্ট করে বোঝানো যায়। সুবিধাটি চালু হলে অবস্থান সংরক্ষণের আগে Shared with ও প্রতিষ্ঠানজুড়ে দেওয়া অনুমতি মিলিয়ে নিন; বিশেষ করে free/busy অ্যাক্সেস পাওয়া ব্যক্তিদের কথাও সেই সিদ্ধান্তে ধরুন।

আরও পড়ুন:

• Google Workspace-এ DKIM বসান—DNS record দিলেই কাজ শেষ নয়
• Slack না Google Chat—Workspace আগে থেকেই থাকলে দ্বিতীয় bill কেন দেবেন
• Google My Activity মুছলেও browser history থাকে—দুটিই পরিষ্কার করার উপায়