5 правил организации контроля над финансами для предпринимателя

Здравствуйте!

Что отличает успешных предпринимателей от неуспешных и как правильно организовать контроль над финансами в бизнесе.

Если вы предприниматель, управляющий партнер, CEO или генеральный директор, то вы уже управляете финансами в своем бизнесе.

И, в отличие от наемных специалистов, это ваши деньги. И ошибки, и провалы оплачиваются из вашего кармана. Поэтому кому как не вам контролировать ваши финансы и управлять ими?

Рок-звезда предпринимательского мира, миллиардер с нуля, автор книги «К черту все, бери и делай» сэр Ричард Бренсон говорил:
«Финансы слишком важны в бизнесе, чтобы слепо доверять профессионалам. Я принимал решение о новом бизнесе за 15 минут, а потом тщательно считал доходы, расходы и денежные потоки бизнеса. Для того, чтобы бизнес был жизнеспособным».

Консалтинговая компания EMyth исследовала более 300 000 предприятий малого бизнеса в 23 странах мира и выявила: 

более 80 % бизнесов сталкиваются с проблемами денежных потоков и «кассовых разрывов».

При этом наиболее успешные предприниматели и владельцы малого бизнеса имеют несколько общих отличительных черт.

• Регулярно используют для контроля и принятия решений  финансовую отчетность (Отчет о прибылях и убытках и Баланс). А наиболее успешные используют еще и панель ключевых показателей, по которой отслеживают дополнительные опережающие показатели и показатели эффективности. 
• Опытные предприниматели смотрят на весь бизнес совсем иначе, чем начинающие. Они видят и оценивают состояние, результаты и возможности бизнеса в целом.

Для контроля и управления финансами не нужно быть дипломированным бухгалтером. Достаточно понимать и применять несколько основных правил и концепций. Знать свои ключевые финансовые показатели. Знать, из чего и как показатели складываются и как можно на них воздействовать. А так как все показатели взаимосвязаны, то лучше и быстрее сразу сложить в систему.

Для стабильной работы бизнеса необходимо два условия:

1. Быть прибыльным или, по крайне мере, безубыточным;
2. Сохранять платежеспособность, то есть быть в состоянии оплачивать свои обязательства и возвращать кредиты, если они есть.

Конечная прибыль складывается из прибыли с продаж. И первое, что стоит проанализировать, — а все ли продажи прибыльны? Есть причины, когда стоит продавать в убыток. Например, превратить залежавшиеся товарные запасы в деньги. Но делать это стоит осознанно. Совокупной валовой прибыли должно хватать на покрытие накладных расходов бизнеса. Это то, что называют точкой безубыточности. Давая скидки, вы, возможно, и увеличите обороты продаж, но точно срежете валовую прибыль.

И второй вопрос: насколько нужно увеличить количество продаж для компенсации скидок. Прикинуть влияние цены и скидок на валовую прибыль можно на бесплатном калькуляторе.

Бесплатный калькулятор ищите по ссылке

Но даже прибыльные бизнесы могут разориться, если попадают в кассовые разрывы и не справляются с оплатой обязательств. Итак, вот 5 правил, которые помогут вам правильно организовать контроль над финансами:

5 правил организации контроля над финансами 

1.  Разделяйте деньги владельца и деньги бизнеса.

Это не значит, что не нужно вкладывать и забирать деньги из бизнеса. Это значит, что считать их нужно раздельно. И учитывать как вложения, так и изъятия денег владельцем. Тогда не будет путаницы с доходами и расходами бизнеса, а значит, и расчетом прибыли или убытка. Например, бизнес сработал в плюс, но владельцы забрали больше.

2.  Контролируйте полное состояние бизнеса. Соблюдайте принцип Баланса

Пример. Молодой человек лет 6 занимался различными бизнес-проектами. Вроде и продажи были, и деньги крутились. В один прекрасный момент он взял небольшой кредит на развитие бизнеса. Всего 500 000. Прошел год. Внешне все оставалось вроде благополучно. Сделки, обороты, продвижение. Только когда составил баланс, то увидел, что долг по кредиту есть, а вот денег уже нет.

Балансовый отчет – это отчет о состоянии бизнеса на конкретную дату.

Баланс позволяет увидеть одним взглядом всю финансовую картину бизнеса. В одном отчете собираются данные о деньгах, складских запасах и дебиторской задолженности. То есть то, чем располагает бизнес — Активы. А также данные о том, сколько должен бизнес, то есть его Обязательства (кредиты, клиенты, поставщики, налоги и т. д.). В результате можно увидеть Чистую стоимость активов бизнеса или Собственный капитал бизнеса. И формула баланса проста:
Активы — Обязательства = Собственный капитал.

Периодически составляя баланс и сравнивая с предыдущим, можно увидеть, бизнес растет или разоряется. Кроме этого, баланс еще помогает проверить финансовые данные на полноту.

3. Разделяйте действия в бизнесе на 3 вида 

1. Финансовая деятельность — это про вложения и изъятия денег владельцами и получение и возврат кредитов и займов. 
2. Капитальная деятельность (еще ее называют инвестиционной) — это приобретение или создание ресурсов для долгосрочного использования в бизнесе.
3. Операционная деятельность — это основная деятельность по зарабатыванию денег.

4.  Различайте расходы и доходы, доходы и поступления

По-умному это называют принципом начисления доходов и расходов. Доходы и расходы нужно признавать тогда, когда они возникли, а не когда пришли или платились деньги.

Проще всего понять это на примере расходов. В течение месяца вы пользовались электричеством. Пришел счет за электричество. То есть расходы есть, но они еще не оплачены. Сотрудник отработал месяц. Ему начисляется зарплата, а также взносы в Пенсионный фонд за месяц. Расходы относятся к этому месяцу, а выплачиваться будут в следующем.

То же и с доходами. Доход от продаж возникает тогда, когда его заработали. То есть передали товары клиенту, выполнили услугу.

Деньги контролируем через Отчет о движении денег, а финансовый результат смотрим в Отчете о прибылях и убытках (P&L). У каждого из трех видов деятельности выделяйте свои потоки денег, свои доходы и расходы.

5.  Соблюдайте принцип записи операций (правило полноты)

Есть 2 типа организации финансового учета.

1. Неполный упрощенный финансовый  учет;
2. Финансовый учет на основе баланса, еще его называют методом двойной записи операций.   

Неполный, или «простой» финансовый учет — это учет только денег. Столько было, столько поступило, столько потратили, столько осталось. И поступления денег часто называют доходами, а платежи — расходами. На самом деле такой учет только на первый взгляд кажется проще. И он таит в себе много ловушек для предпринимателя.

Во-первых, путает предпринимателя. И разницу между поступлением и тратой денег можно посчитать за прибыль. И, честно заблуждаясь, ее потратить. И влететь в кассовый разрыв. Поступление кредитов или авансов от покупателей — это не доходы. Кредит нужно возвращать, а аванс отрабатывать.

Во-вторых, приходится где-то отдельно помнить, кто и сколько должен вам или кому и сколько должен ваш бизнес. Или не помнить и нарываться на неприятности и кассовые разрывы.

В-третьих, придется где-то отдельно вести учет имущества и складских запасов. Есть какая-то мистика. Не контролируешь кассу или склад — вдруг всплывают недостачи. То есть не соблюдаются те правила контроля, о которых только что говорили.

Полный финансовый учет на основе баланса, или учет двойной записью. Уорен Баффет назвал финансовый учет на основе баланса одним из великих изобретений капитализма, так как он позволяет  контролировать любой бизнес без необходимости вникать в мелкие детали или особенности.

Суть метода в том, что любая операция в бизнесе влияет на два показателя из семи основных: Деньги, Активы, Обязательства, Капитал, Доходы и Расходы.

Пример — любое движение денег связано с расчетами. Пришел аванс за консультацию → денег стало больше → стало больше обязательств. Отработали аванс → обязательств стало меньше → появился доход. Так что все возможные виды операций в бизнесе можно разложить на всего на 8 типов по влиянию на показатели отчетности.

Что в итоге?

Вся система финансового учета для контроля бизнеса строится на этих 5 правилах. На них построены:

• управленческий финансовый учет;
• официальный бухгалтерский учет;
• построение финансовых отчетов по международным стандартам (многие крупные компании используют международные стандарты для своей отчетности);
• финансовое планирование и бюджетирование;
• построение финансовых моделей бизнеса.       

И для полного контроля бизнеса нужно всего 4 основных отчета:

1. Баланс на начало периода;
2. Отчет о прибыли за период;
3. Отчет о деньгах за период (с остатками на начало и конец);
4. Баланс на конец периода. 

В следующем материале я расскажу, как работать НАД бизнесом, а не Вбизнесе. И о 9 управленческих концепциях.

Читайте также: 

Финансовые знания предпринимателя — нематериальный актив бизнеса. Вложение времени в эти знания — хорошая инвестиция. И разобраться в финансах можно быстро.