Как создать бланк организации

Здравствуйте!

Фирменный бланк организации — важный инструмент делового документооборота и обязательный элемент корпоративной документации. Официальный бланк представляет собой документ с неизменным содержимым: это шаблон, который используют для деловой переписки, отправки коммерческих предложений и других видов корпоративных документов — как классической почтой, так и по электронной почте или в виде копий.

Визуальное оформление документов напрямую влияет на восприятие бизнеса и репутацию компании, поэтому к разработке шаблона стоит подходить максимально ответственно. В статье мы подробно расскажем, как создать фирменный бланк, и рассмотрим несколько удобных способов его изготовления.

Что должно быть на фирменном бланке

В России действует государственный стандарт, который регламентирует содержание фирменных бланков организаций. Согласно его требованиям и общепринятым правилам делового документооборота, бланк может включать:

1. Название организации. Главный идентификатор и ключевой элемент узнаваемости компании.
2. Логотип предприятия. Основная составляющая имиджа. Бланк с логотипом значительно ускоряет идентификацию.
3. Реквизиты. Юридический адрес, ИНН, КПП, расчётный счёт и другие данные.
4. Контакты для связи. Фактический адрес, телефоны, сайт и электронная почта.
5. Место для даты и номера. Поля для простановки даты и регистрационного номера документа.
6. Заголовок документа. При необходимости, после которого идёт текстовый блок с содержимым.
7. Нижний колонтитул. Шаблонные данные, повторяющиеся на каждой странице.

Стандарт также устанавливает требования к типу бумаги, формату и размерам полей. Важное негласное правило — избегать сокращений и неизвестных аббревиатур, всегда указывать полное название организации.

Как сделать фирменный бланк

Создать фирменный бланк предприятия несложно, если соблюдать стандарты и уделить внимание дизайну. Ниже мы рассмотрим простые и доступные способы, которые подойдут любому пользователю без специальных знаний в дизайне и типографике.

Через специализированные сервисы

На рынке представлено множество программ для создания фирменных бланков. Чтобы упростить выбор, мы подготовили ТОП-4 онлайн-сервиса с готовыми решениями для разработки бланков и фирменного стиля в целом (указана стоимость максимального тарифного плана).

Через MS Word

Этот способ требует больше времени и минимальных навыков дизайна. Перед началом рекомендуется нарисовать черновой вариант от руки, чтобы определить расположение элементов. Хотя процесс занимает больше времени, результат будет полностью уникальным. Создать бланк можно двумя способами.

1. Вручную

Создайте и сохраните новый документ. С помощью инструментов выбора шрифта и размера пропишите основные элементы. Название организации должно быть примерно в два раза крупнее текста адреса и соответствовать логотипу по цвету и стилю. Для остальных элементов желательно использовать один шрифт, меняя лишь его размер.

2. С помощью шаблона

В MS Word есть встроенные шаблоны бланков. Достаточно выбрать подходящий вариант, заполнить все поля и сохранить документ.

Как сделать бланк в конструкторе

Рассмотрим создание фирменного бланка через онлайн-сервис на примере Logaster. Сервис удобен для разработки фирменного стиля и всех необходимых элементов официальных документов.

Шаг 1. Логотип

Создать логотип можно с помощью пошагового онлайн-конструктора. В разделе редактирования перейдите в категорию «Бланки» и нажмите «Создать».

Шаг 2. Дизайн

Выберите подходящий дизайн из предложенных вариантов и отредактируйте его. После завершения нажмите «Далее».

Шаг 3. Реквизиты

Введите реквизиты и другие данные, которые должны отображаться на бланке, затем продолжите настройку кнопкой «Далее».

Шаг 4. Скачивание

Нажмите кнопку «Скачать», чтобы получить готовый шаблон в нужном формате.

Интересно. Фирменный бланк чаще всего отправляют по электронной почте. Для автоматизации этого процесса удобно использовать сервисы email-рассылок. На сегодняшний день одним из лидеров является Notisend.

Образцы фирменных бланков

С одной стороны, бланк — строгий деловой документ, поэтому излишние вольности в дизайне не приветствуются. С другой — небольшие визуальные отличия вполне допустимы и даже желательны. Например, бланк медицинского учреждения логично отличается от бланка юридической фирмы. Ниже мы подобрали несколько наглядных примеров.

1. Бланк медучреждения

В таких документах не рекомендуется использовать декоративные элементы. Макет должен быть лаконичным и аккуратным. Основной акцент делается на конкретных данных: контактах, ФИО персонала и содержании сообщения.

Источник: logobrand.ru

2. Бланк юридической компании

Выигрышно смотрится монохромный дизайн, подчёркивающий авторитетность организации. Стиль — лаконичный, без лишней информации. Рекомендуется сделать визуальный акцент на логотипе.

Источник: atlant2003.ru

3. Бланк строительной компании

Минимализм с лёгким проявлением творчества — оптимальный вариант для такой сферы. Эффектно выглядят геометрические элементы, которые могут передавать специфику работы компании.

Источник: wedesigngroup.ru

4. Бланк туристической компании

Здесь можно отойти от строгой лаконичности. Бланки туркомпаний должны быть яркими и красочными, передавать атмосферу путешествий. Теплая цветовая гамма, декоративные элементы и даже фотографии только приветствуются.

Источник: park.su

5. Бланк учебного заведения

Рекомендуется официальный стиль, приглушённая цветовая гамма и акцент на логотипе, чтобы подчеркнуть солидность учреждения. Можно добавить на фон водяные знаки для создания объёмного эффекта.

Источник: dribbble.com

Советы по созданию дизайна фирменного бланка

Фирменный бланк — важный элемент айдентики бренда. Он должен обеспечивать узнаваемость и повышать восприятие компании. Достичь этого помогут следующие рекомендации:

1. Ориентироваться на специфику деятельности. Визуальный ряд должен отражать общий стиль и направление компании.
2. Добавить цвета. Даже небольшой цветовой акцент сделает документ более выразительным.
3. Использовать контрастные сочетания. Выделите цветом ключевой элемент, добавьте цветную рамку или фон.
4. Использовать графику или фото. Графика подходит почти всем, а фотографии — брендам творческой сферы.
5. Поэкспериментировать с геометрией. Геометрические элементы отлично подчёркивают минималистичный стиль.
6. Разнообразить идеи. Асимметричная шапка, повторение дизайна сайта или геометрические фигуры, связанные с символикой компании.
7. Чем меньше — тем лучше. Главное в дизайне — функциональность. Визуал лишь дополняет основное сообщение.

Коротко о главном

Разработка фирменных бланков — ответственная задача. Используя современные инструменты и рекомендации из статьи, можно создать уникальный и профессиональный шаблон. Несколько полезных советов по оформлению:

• Рекомендуется указывать дату только в цифровом формате: день, месяц, год.
• Если есть поле «Адресат», заполняйте в порядке: название организации, должность, ФИО получателя.
• При оформлении деловой бумаги заголовок обязателен («Приглашение», «Требование» и т. д.).
• В конце документа желательно указать ФИО, должность и контакты составителя.
• Государственную символику на бланках могут использовать только государственные организации.

Создание бланка — несложная задача, если придерживаться общих правил. Остальное зависит от ваших задач и стиля компании.