Ekspor Google Takeout bukan menghapus data—arsipnya justru perlu diamankan

Untuk mengekspor data dengan Google Takeout, masuk ke akun Google, buka takeout.google.com, pilih produk yang diperlukan, tentukan format dan tujuan arsip, lalu pilih Buat ekspor. Petunjuk resmi Google menegaskan bahwa unduhan membuat salinan dan tidak menghapus data asal dari servernya.

Arsip itu menjadi kumpulan data pribadi baru yang harus dijaga, baik disimpan di komputer maupun dikirim ke layanan cloud. Pilih isi dan tempat penyimpanannya berdasarkan tujuan Anda: salinan untuk membaca email lama berbeda dari salinan foto, dan ekspor ke cloud menambah lokasi yang perlu dibatasi aksesnya.

Pilih produk dan data yang benar-benar diperlukan

Di halaman Takeout, produk yang menyimpan data Anda sudah terpilih secara otomatis. Pilih Batalkan pilihan semua, lalu centang produk yang sesuai sebelum menekan Langkah berikutnya. Membatasi pilihan sejak awal membuat hasil lebih mudah dicocokkan dengan tujuan ekspor dan mengurangi jumlah data pribadi dalam satu arsip.

• Untuk menyimpan pesan lama, pilih Mail. Jika hanya memerlukan pesan dengan label tertentu, buka opsi Semua data Mail disertakan dan pilih label yang relevan.
• Untuk salinan foto dan video, pilih Google Foto. Jangan sertakan Mail atau Drive bila isinya tidak diperlukan.
• Untuk dokumen, pilih Drive. Tambahkan Kontak atau Kalender hanya jika data tersebut memang diperlukan bersama dokumen, misalnya untuk perpindahan akun.

Takeout tidak menyediakan penyaringan ekspor langsung menurut rentang tanggal. Jika ingin mengambil email dari periode tertentu, temukan pesan itu di Gmail, beri label khusus, lalu pilih label tersebut saat mengatur ekspor Mail. Periksa pesan yang masuk ke label sebelum membuat arsip; kesalahan dalam pemilihan label akan terbawa ke hasil unduhan.

Untuk akun sekolah atau kantor, pilihan produk dapat dibatasi oleh administrator. Karena itu, cocokkan daftar yang muncul di akun Anda dengan data yang hendak disimpan, terutama sebelum akun lama ditutup. Arsip yang tampak selesai belum tentu memuat produk yang tidak tersedia untuk diekspor oleh akun tersebut.

Pilih tujuan, format, dan ukuran berkas

Pilihan Kirim link download melalui email memberi Anda tautan untuk mengunduh arsip dan menentukan sendiri tempat penyimpanan lokal. Takeout juga dapat menaruh arsip di Drive, Dropbox, OneDrive, atau Box. Jika memilih cloud, periksa akun tujuan, ruang kosong, dan pengaturan berbagi foldernya sebelum membuat ekspor; pada akun organisasi, akses administrator juga perlu diperhitungkan.

Untuk cadangan atau migrasi sesekali, pilih Arsip sekali pakai. Ekspor terjadwal membuat salinan baru secara berkala, sehingga pilihan ini lebih cocok bila Anda memang mempunyai rencana menyimpan dan mengelola setiap hasilnya. Pilih ZIP jika ingin format yang umumnya dapat dibuka tanpa aplikasi tambahan; TGZ mungkin memerlukan perangkat lunak lain, khususnya di Windows.

Ukuran arsip yang dipilih adalah batas tiap berkas, bukan batas seluruh data. Bila ekspor lebih besar daripada batas itu, Takeout membaginya menjadi beberapa bagian. Batas lebih kecil membuat tiap bagian lebih ringan untuk diunduh, tetapi menghasilkan lebih banyak berkas; batas lebih besar mengurangi jumlah bagian, asalkan ruang dan koneksi Anda memadai. Sisakan ruang untuk arsip terkompresi sekaligus hasil ekstraksinya.

Setelah memilih Buat ekspor, tunggu pemberitahuan melalui email dan jangan menganggap tautan unduhan sebagai salinan permanen. Arsip Takeout mempunyai masa berlaku terbatas. Jika memilih Drive tetapi berencana menghapus akun Google, pindahkan arsip ke penyimpanan lain yang tetap dapat diakses sebelum akun ditutup.

Buka hasil Mail sebagai MBOX

Dalam konteks akun kampus, panduan Universitas Alberta memperkirakan pembuatan arsip dapat memakan waktu beberapa jam hingga sekitar sepekan; pesan dan lampiran Gmail diekspor sebagai MBOX. Waktu untuk akun pribadi bisa berbeda menurut jumlah data dan kondisi permintaan.

Setelah mengunduh seluruh bagian, ekstrak ZIP di komputer. Berkas archive_browser.html di dalam arsip memberi petunjuk mengenai format hasil tiap produk. MBOX adalah wadah pesan yang memerlukan aplikasi pembaca. Untuk membuka isinya, Anda dapat menggunakan Thunderbird dengan pengaya ImportExportTools NG: impor berkas MBOX ke Local Folders, lalu buka pesan dari folder lokal tersebut.

Rincian ekspor Gmail dari Google mencakup isi pesan, header, lampiran, dan informasi label. Label disimpan sebagai informasi dalam berkas, tetapi susunannya belum tentu tampil seperti di Gmail ketika dibuka dengan pembaca MBOX. Karena itu, pemeriksaan hasil sebaiknya berfokus pada pesan serta lampiran yang dapat dibaca, sambil tetap menyimpan berkas MBOX aslinya.

Periksa kelengkapan, lalu batasi salinan yang tersisa

Pastikan setiap bagian arsip sudah diunduh sebelum menghapus atau menutup akses ke data asal. Folder hasil ekstraksi harus sesuai dengan produk dan, untuk Mail, label yang dipilih. Ekstraksi tanpa galat memberi tanda awal bahwa berkas dapat dibuka, tetapi pemeriksaan beberapa contoh isi masih diperlukan untuk mengetahui apakah hasilnya sesuai kebutuhan.

1. Cocokkan produk dalam arsip dengan daftar pilihan saat membuat ekspor; untuk Mail, periksa apakah pesan dari label yang dimaksud ada.
2. Pastikan semua bagian dapat diekstrak dan buka beberapa berkas dari setiap produk yang disimpan.
3. Untuk Gmail, baca beberapa pesan penting dan buka lampirannya di aplikasi pembaca MBOX.
4. Salin hasil yang telah diperiksa ke lokasi akhir, lalu pastikan berkas masih dapat diakses dari lokasi itu.

Perubahan data antara permintaan unduhan dan pembuatan arsip mungkin tidak tercakup. Jika akun masih aktif dan data terus berubah, ekspor tambahan mungkin diperlukan sebelum migrasi atau penghapusan data asal. Ini terutama penting untuk foto baru, perubahan izin file Drive, atau pesan yang tiba saat proses berjalan.

Perlakukan ZIP, MBOX, dan salinan hasil ekstraksi sebagai data sensitif: simpan di perangkat pribadi yang terlindungi dan batasi siapa yang dapat membuka folder cloud. Jangan meneruskan email berisi tautan arsip. Setelah salinan akhir terbukti dapat dibuka, hapus berkas sementara dari folder unduhan serta cloud yang tidak lagi dipakai; kosongkan folder sampah jika memang sudah yakin tidak memerlukannya. Penghapusan data asal tetap dilakukan secara terpisah di layanan Google terkait.

Baca juga:

• Situs unduhan palsu mengganti hash tiap klik—nama berkas bukan lagi pegangan
• Google membeli arsip Spirit US$10 juta—data kerja menjadi aset AI
• NCSC memperingatkan shadow AI—larangan total justru bukan jawabannya