Кто такой бизнес-ассистент

Здравствуйте!

Секрет успеха практически любой компании заключается в правильно подобранном персонале. Разумеется, не в последнюю очередь это касается сотрудников, которые берут на себя важные задачи или даже часть обязанностей начальников.

Речь идет о “правой руке” руководителя, без которой невозможно представить крупную организацию. И сегодня мы подробно рассмотрим, кто такой бизнес-ассистент, зачем он нужен компаниям, в чем его отличия от личного помощника и других административных ролей, сколько зарабатывает и как им стать.

Особенности профессии

Как мы уже писали, бизнес-ассистент – это “правая рука” руководителя. Это значит, что он является не просто помощником, а человеком, который берет на себя часть обязанностей своего работодателя, решает различные бизнес-задачи, всегда в курсе всех событий, происходящих в организации, а также знает и разрабатывает рабочее расписание лидера компании или подразделения.

Специалист является ключевым сотрудником. Благодаря ему руководитель может посвятить свое время более важным задачам, поручив рутинные и менее ответственные дела ассистенту.

Должна уточнить, что в большинстве своем “правая рука” занимается выполнением только рабочих вопросов. И реже в функционал бизнес-ассистента входит решение личных проблем начальника, таких как бронирование столика в ресторане, только если это не для деловой встречи, или заказ такси.

Если же говорить об основных обязанностях ассистента, то он берет на себя и документацию, и переговоры с партнерами, и планирование, и ведение проектов, и общение с клиентами. Когда такой сотрудник есть в компании, увеличивается эффективность работы всего предприятия, что положительно влияет на бизнес.

Ассистент может быть не только у лидера всей организации, но и у руководителя отдельного подразделения или отдела. И независимо от уровня управления, работник в любом случае должен иметь схожие взгляды, ценности и вкусы с начальником, чтобы быстро понимать, что от него хотят, и улавливать логику действий руководителя.

Начальнику и подчиненному должно быть комфортно рядом друг с другом, так как они проводят очень много времени бок о бок. Конечно, сейчас ассистентам предлагают удаленный формат работы, но такие вакансии встречаются все еще нечасто.

Представьте ситуацию, когда начальник опаздывает на переговоры с партнерами. Бизнес-ассистент может временно заменить руководителя, например, начав презентацию продукта без него, тем самым сохранив и деньги, и время, и выгодное сотрудничество. А если бы ассистент работал удаленно, то ситуация из примера закончилась бы по-другому.

Но действительно, иногда помощники работают удаленно. Вот, скажем, блогеры тоже могут нанимать бизнес-ассистентов. Но им физическое присутствие сотрудника не так важно, как, например, руководителям IT-отделов.

В таких работниках нуждаются:

• предприниматели и бизнесмены;
• руководители среднего и высшего звена;
• коучи и тренеры;
• психологи;
• интернет-преподаватели и многие другие.

От сферы деятельности зависит, в какой области бизнес-ассистент должен разбираться. Он должен быть самостоятельным и ответственным, уметь принимать решения без подсказки руководителя.

Также бизнес-ассистент обязательно должен быть надежным и преданным, так как без полного доверия взаимодействия не получится. Дело в том, что этот сотрудник владеет ценными сведениями, которые в руках конкурентов могут значительно ударить по компании. Поэтому руководитель должен быть уверенным в своем помощнике на 100 %.

Возможно, как раз из-за того, что бизнес-ассистентам доверяют столь уникальные данные, этих специалистов пытаются заменить, чтобы устранить вероятность утечки секретной информации.

С приходом современных технологий появился шанс, что функции специалиста будет выполнять искусственный интеллект. Однако пока еще очень рано говорить о снижении востребованности бизнес-ассистентов.

Они не просто секретари или консультанты. Эти специалисты находят нестандартные решения, помогают руководителям в экстренных ситуациях, понимают ход мыслей начальников, поэтому могут взять на заметку их идеи, “докрутить” задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далеко не все, на что способен ассистент.

Пока машины не смогут предоставить такой же уровень эффективности, бизнес-ассистентов не заменить.

Обязанности специалиста

Главная задача бизнес-ассистента – разгрузить своего начальника и организовать его работу, чтобы тот мог в комфортных условиях выполнять свои обязанности, тем самым развивая бизнес. Сделать это можно только в случае, если руководитель делегировал специалисту большую часть своих полномочий и функций.

Если же говорить о конкретных обязанностях бизнес-ассистента, то тут каждый работодатель сам прописывает свои требования. На собеседовании и еще до него все пункты четко проговариваются, чтобы новый сотрудник понимал, что от него хотят.

Сейчас же мы перечислим основные функции, которые чаще всего можно увидеть в объявлениях о предложении вакантной должности. Итак, бизнес-ассистент выполняет следующие задачи:

1. Планирует рабочий график начальника.
2. Поддерживает связь с деловыми партнерами, поставщиками и подрядчиками путем ведения переписки и общения с ними по телефону.
3. Занимается документооборотом.
4. Обрабатывает входящую корреспонденцию, собирает, анализирует и систематизирует информацию, необходимую руководителю, после чего представляет ее в готовом виде.
5. Консультирует клиентов, поддерживает с ними связь.
6. Проверяет документы перед их отправкой на подпись руководителю.
7. Ищет и заключает контракты с подрядчиками.
8. Контролирует исполнение поручений, которые были даны другим сотрудникам.
9. Планирует командировки начальника, бронирует номера в отелях и билеты на самолет или другие виды транспорта.
10. Организует деловые переговоры, договаривается о времени и месте предстоящих встреч, сопровождает на них руководителя и ведет протоколы мероприятий.
11. Переводит документы с иностранных языков.
12. Ищет и нанимает персонал.
13. Рассматривает и обрабатывает предложения, запросы, жалобы и другие обращения от сотрудников компании, подрядчиков, клиентов, контрольных государственных органов и т. д.
14. Ищет и внедряет автоматизированные технологии для оптимизации внутренних бизнес-процессов.
15. Управляет проектами.
16. Подготавливает и корректирует письма и запросы перед отправкой.
17. Разрабатывает бизнес-презентации.
18. Выполняет любые другие поручения руководителя.

Кроме пожеланий самого работодателя, на список обязанностей влияет направление деятельности компании. Например, бизнес-ассистент, работающий в строительной организации, обязательно должен следить, чтобы персонал соблюдал все правила техники безопасности.

Отличия от личного помощника и секретаря

Бизнес-ассистентов нередко путают с другими специалистами, имеющими похожие обязанности: личными помощниками и секретарями. Да, эти три должности обладают общими характеристиками и предполагают решение схожих задач, однако суть профессий совершенно разная.

С бизнес-ассистентом мы уже познакомились. Этот специалист в основном решает бизнес-задачи, помогая руководителю составить и разгрузить свое расписание. Он играет ключевую роль и является вторым человеком в компании.

Личный помощник тоже оказывает помощь своему начальнику, но в отличие от ассистента он в первую очередь решает именно личные, а не бизнес-задачи. В качестве персональных поручений могут рассматриваться такие, как покупка подарков, взаимодействие с членами семьи руководителя, организация семейных торжеств, планирование отдыха и т. д.

Обязанности личного помощника могут быть связаны с непосредственными рабочими процессами, однако большая часть – это обеспечение комфортной работы начальника и бытовая рутина.

Можно сказать, что ассистент и помощник – две противоположности. И вот почему: 10 % задач первого специалиста связаны с персональными поручениями, а 90 % – с бизнес-процессами. А у второго все наоборот: 10 % времени он уделяет бизнес-задачам, а 90 % – личным проблемам руководителя.

А теперь сравним бизнес-ассистента и секретаря. Рассмотрим их различия на примере расписания начальника. Оба специалиста его составляют. Секретарь должен знать расписание, вносить изменения, если того просит руководитель, следить, чтобы все пункты четко соблюдались и рабочий режим не сбивался.

Бизнес-ассистент тоже его составляет, но в отличие от секретаря, он может самостоятельно добавлять и удалять пункты в расписании, если посчитает, что так будет лучше. Также этот специалист сам договаривается о переговорах и назначает деловые встречи, вносит их в рабочий график, после чего сообщает об этом руководителю.

Секретарь же не имеет такой самостоятельности. К тому же кроме важных задач, например, работы с документацией, принятия и обработки корреспонденции, приема звонков, секретарь еще выполняет более мелкие поручения, скажем, приготовление кофе, встреча и сопровождение клиентов. Бизнес-ассистент этим не занимается.

Поэтому секретарю достаточно “ладить” с компьютером и оргтехникой, знать правила делового этикета, быть мобильным и сообразительным, а также быть готовым выполнять однообразную и рутинную работу.

А ассистент обязательно должен понимать бизнес-процессы, знать особенности ведения переговоров и деловой переписки, решать часть задач HR-менеджера, проверять документы, уметь самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность.

Навыки и личные качества

Нередко работодатели ищут не просто сотрудника, а супер-человека. Он должен уметь все и сразу, быть преданным и надежным. И к бизнес-ассистенту это тоже относится.

От этого специалиста требуется способность самостоятельно решать проблемы, как свои, так и руководителя. Для этого ему понадобятся следующие навыки и знания:

1. Умение в ускоренном режиме находить, собирать, анализировать и систематизировать нужную для руководителя информацию.
2. Владение техниками тайм-менеджмента.
3. Знание основ делопроизводства и навык ведения документации.
4. Умение поддерживать деловые контакты.
5. Навык организации встреч, переговоров и других деловых мероприятий.
6. Умение составлять рабочее расписание и календарь руководителя.
7. Знание офис-менеджмента.
8. Умение вести деловую переписку.
9. Грамотная устная и письменная речь.
10. Знание делового этикета.
11. Умение работать в режиме многозадачности.
12. Знание стандартных офисных программ.
13. Способность хранить информацию в секрете.
14. Умение обращаться с офисной техникой.
15. Знание нескольких иностранных языков, в первую очередь английского.
16. Умение найти подход к любому человеку.
17. Знание финансовой системы.
18. Навык оформления и ведения презентаций.
19. Понимание бизнес-процессов.
20. Знание особенностей и нюансов деятельности бизнеса работодателя.
21. Умение четко и дозированно подавать информацию.
22. Управленческие навыки.
23. Знание основ маркетинга и продвижения.
24. Умение выделять главное из второстепенного.

Для специалиста важны не только навыки и знания, но и следующие личные качества:

• ответственность;
• коммуникабельность;
• исполнительность;
• настойчивость и инициативность;
• внимательность к деталям;
• собранность и организованность;
• обязательность и пунктуальность;
• обучаемость;
• надежность и преданность компании и работодателю;
• высокий эмоциональный интеллект;
• стрессоустойчивость;
• сообразительность, адаптивность и гибкость;
• креативность.

Для бизнес-ассистента желательно иметь высшее образование и опыт работы от 2 лет, особенно если специалист хочет работать с руководителями высшего звена.

Ограничений по полу и возрасту нет, но нужно иметь приятную внешность, опрятный вид и уметь производить хорошее первое впечатление. Также необходимо иметь возможность ездить в командировки.

Зарплата, место работы и перспективы

Практически любой руководитель, независимо от уровня, имеет личного помощника или бизнес-ассистента. И чем крупнее компания, тем острее встает потребность в этих специалистах. Поэтому на просторах интернета можно найти сотни вакансий с предложениями о работе.

Однако нельзя сказать, что на рынке имеется нехватка кадров. Специалистов тоже много, поэтому и конкуренция большая.

Первое время лучше рассматривать вакансии от небольших компаний. Да, зарплата будет меньше, но и требований тоже немного. Некоторые работодатели готовы брать новичков без образования и опыта, чтобы обучать их на практике.

А те специалисты, которые уже работали на должности бизнес-ассистента, имеют высшее образование и знают один или несколько иностранных языков, могут обратить внимание на более выгодные предложения от крупных организаций. Заработная плата будет выше, однако и пунктов к требованиям тоже прибавится.

Искать объявления о работе можно на популярных агрегаторах, например, на HeadHunter, Яндекс Работа, Remote-job и SuperJob. Также имеются вакансии на бесплатных досках объявлений вроде Авито или Юлы. Рассматривайте предложения как из своего города, так и из других, если работодатели ищут удаленных работников.

Кроме этого, существуют специальные площадки, которые предоставляют услуги виртуальных помощников и ассистентов. Такими сервисами являются Ellie.pro, WANT, Поручай.ру, Smartfield и другие. Можно отправить на эти площадки резюме.

Заработная плата начинается от 15 000 руб. Такую сумму будут платить начинающим специалистам без опыта работы. В среднем по России доход бизнес-ассистента варьируется от 50 000 до 70 000 руб. В Москве зарплата выше примерно на 10–15 тыс. руб. Часто работодатели выписывают премии сотрудникам, которые успешно выполнили все порученные задачи.

Наибольший доход получают специалисты, работающие в крупных международных организациях, которые сотрудничают с зарубежными компаниями. В этом случае сотрудники обязательно должны владеть иностранными языками и уметь делать переводы речи и текста. И зарплата соответствует требованиям: доход составляет около 100 000 руб. + премии.

Что касается перспектив, то бизнес-ассистент может стать хорошим управленцем и постепенно занять руководящую должность. Он либо дорастет до начальника отдела в той же компании, где и работал, либо уйдет в смежную сферу деятельности, например, в маркетинг, либо станет заместителем своего руководителя.

Также некоторые ассистенты со временем становятся партнерами компании и получают долю в бизнесе.

Плюсы и минусы профессии

При рассмотрении той или иной профессии необходимо сравнить ее достоинства и недостатки. Это важный пункт, благодаря которому можно кратко обобщить вышесказанное и определить, подходит это направление деятельности или нет.

Сначала перечислю плюсы:

1. Есть возможность занять должность без высшего образования и опыта работы.
2. Имеются карьерные перспективы.
3. Некоторые работодатели ищут удаленных сотрудников.
4. Заработная плата у специалистов с опытом от 2 лет находится на уровне выше среднего.
5. В процессе работы можно приобрести много важных навыков и умений, которые пригодятся в дальнейшем.
6. Работодатели часто выплачивают премии.

Минусов тоже не избежать:

1. Возможны частые стрессовые ситуации.
2. Ненормированный рабочий день. Бизнес-ассистенту могут позвонить в любое время, в выходные и праздничные дни.
3. Нужно всегда быть на связи и в курсе всех событий организации.
4. Есть вероятность частых поездок с руководителем в командировки.

Как стать бизнес-ассистентом

Как мы уже не раз писали, не всегда работодатели требуют высшего образования у будущего сотрудника. Однако лучше его иметь, так как большинство компаний хотят, чтобы их персонал был обучен и квалифицирован.

Универсальным будет диплом в области менеджмента. Также востребованы специалисты, обучавшиеся на факультетах экономики, логистики, маркетинга, психологии, бухгалтерского учета и делопроизводства.

Некоторые организации принимают на работу только тех специалистов, образование которых было связано с деятельностью компании. Например, дизайн-студии ищут сотрудников с дипломом дизайнера. Руководитель юридической фирмы нанимает только ассистентов-юристов. А для частной клиники необходим работник с медицинским образованием.

Заключение

Итак, мы заканчиваем обзор профессии. Теперь, когда вы знаете особенности работы специалиста, чем он занимается, сколько зарабатывает, плюсы и минусы его деятельности, можно определить, подходит вам эта профессия или нет.